How to write a letter in German

Rules for writing a Formal Letter

When we write a formal letter in German, we must adhere to the following rules:

Addresses

Both your and the recipient's addresses should be at the top of the letter. Normally, both are located at the top left, yours on top, and the recipient's right below yours.

Place and Date

After the addresses, write the place and date where the letter is being written. This is located on the right side of the letter. Two formats are possible:

  • Modern format: (city), dd.mm.yyyy (dd = day, mm = month, yyyy = year)
  • Classic format: (city), den dd.mm.yyyy

Title

For some types of letter, such as when applying for a job, a title line is appropriate. This goes below the date, to the left, and in bold type.

Salutations for letters

The salutation line is also located to the left, under the title. The possible formal salutations for letters are:

If the recipient of the letter is known:

Sehr geehrter Herr XXX,
Dear Sir XXX,

Or in the case of a woman:

Sehr geehrte Frau XXX,
Dear Madam XXX,

If we do not know the recipient of the letter we can use:

Sehr geehrte Damen und Herren,
Dear Ladies and Gentlemen,

To be kept in mind:

  • Women are mentioned before men
  • Salutations end with a comma, so the next line starts with a lowercase letter
  • After the salutation, one line is left blank
  • The next paragraph starts with a lowercase letter

Body of the letter

The body of the letter is divided in paragraphs:

  • Usually, a blank line is left between paragraphs
  • There is no indentation at the start of paragraphs

Closings

The most traditionally seen closings are:

Mit freundlichen Grüßen
Yours sincerely (this closing is a sure bet, very frequent, and is always right)

Beste Grüße
Best regards (this closing is very formal and distant, used with people you do not know well)

Mit den besten Grüßen
With best regards (this closing is very formal, but not as distant as “Beste Grüße”))

Herzliche Grüße
With cordial regards (this closing is less formal, but appropriate for people who you see frequently, and with whom you have a good relationship)

Additionally:

  • After the closing you can write a comma, but it is not mandatory
  • Right after this, the letter is signed, and your name is written under the signature

Formal Letter Example

Friedrich Müllersburg
Baumstraße 10
47122 Krefeld
emailadresse@email.de
01234/567890

BMW Deutschland
Personalabteilung
Herr Max Mustermann
Beispielstraße 20
10553 Berlin

Krefeld, den 31.05.2013

Bewerbung um eine Stelle als Softwareentwickler

Sehr geehrter Herr Mustermann,

nach einem sehr informativen und äußerst ermunternden Gespräch mit dem Leiter Ihrer Softwareabteilung möchte ich mich hiermit um eine Stelle als Softwareentwickler in Ihrem Haus bewerben.

Nachdem ich mich seit früher Jugend für die informatischen Zusammenhänge und Hintergründe von Computerprogrammen und Software interessiert hatte, konnte ich in meinem Informatikstudium an der TU Dortmund einen genaueren Einblick in die Thematik gewinnen und mich so besonders mit der nötigen Theorie vertraut machen. Erste praktische Erfahrungen durfte ich während meines sechsmonatigen Praktikums bei IBM sammeln, wo ich für die Mithilfe beim Programmieren zuständig war. Meine Schwerpunkte lagen dabei insbesondere auf den Programmiersprachen C und C++, wofür ich auch nach wie vor das größte Interesse hege.

Zu meinen besonderen Stärken zählen ein Sinn für Kreativität und ein gutes Verständnis mathematischer und logischer Zusammenhänge, Fähigkeiten, die ich sowohl in meiner akademischen Laufbahn als auch in meinem Praktikum noch weiter schulen konnte. Ich bin gewohnt, sowohl eigenständig als auch im Team zu arbeiten, und hoffe mich daher ideal in Ihre Softwareabteilung fügen zu können.

Auf ein Bewerbungsgespräch freue ich mich sehr.

Mit freundlichen Grüßen,

Friedrich Müllersburg

Rules for writing an Informal Letter

Addresses

It is not necessary to include the addresses at the top of the letter

Date

The date is written in the top right corner. In the format: dd.mm.yyyy. Additionally, the place where the letter is being written can also be included.

Greeting

The greeting is located after the date. The most common ones are:

Hallo XXX,
Hello XXX (always valid)

Lieber XXX,
Dear XXX (for men)

Liebe XXX,
Dear XXX (for women)

Body of the letter

Some rules:

  • In the informal letter, you address the recipient in an informal manner (“duzen” or calling by first name), but as a symbol of respect “Du” is capitalized
  • There is no indentation at the start of paragraphs

Closings

Possible closings for informal letters are:

Viele Grüße,
Many regards,

Liebe Grüße,
Sincerely,

Bis bald,
Good bye

Ending

At the end of the informal letter we just write our name, or in this more affectionate manner:

Dein (your name [boy]) / Deine (your name [girl])
Your + (your name)

Example of Informal Letter

Essen, 31.05.2013

Liebe Stephanie,

ich war ja, wie Du weißt, die letzte Woche im Urlaub auf Borkum und bin heute Nachmittag wieder heil zu Hause angekommen. Ich hoffe, Du hast meine Postkarte erhalten?

Borkum hat uns sehr gut gefallen. Es ist mit den alten Leuchttürmen und der hübschen Innenstadt wirklich eine schöne Insel. Wir haben in einem kleinen, aber sehr gemütlichen Hotel direkt im Dorf gewohnt. Bis zum Strand waren es nur rund 100 Meter, und auch sonst konnten wir alles sehr einfach erreichen. Deshalb waren wir auch die meiste Zeit draußen und haben etwas unternommen. Wir hatten sehr viel Glück mit dem Wetter, denn an den meisten Tagen war es warm, sonnig und nur ein bisschen windig. Wir konnten also viel Zeit am Strand verbringen, etwas abspannen und die Seele baumeln lassen. Vormittags sind wir oft durch die Dünen und das Watt spazieren gegangen, um die Natur etwas besser kennen zu lernen und die gute Meerluft zu genießen. Alles in allem hat uns der Urlaub richtig gut getan!

Wie geht es Dir? Gibt es etwas Neues, oder habe ich nichts verpasst? Ich hoffe Dir geht es gut und wir können uns bald treffen. Bestell schöne Grüße an Deine Familie.

Bis bald,
See you

Dein Friedrich
Your Friedrich

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